Comment faire une facture de loyer ?

En fonction de vos expériences spécifiques en tant que gestionnaire immobilier ou propriétaire, il est possible que vous n’ayez jamais eu affaire à une facture de loyer auparavant. Les quittances de loyer, également appelées factures de loyer, sont parfois remises aux locataires avant ou après qu’ils aient payé leur loyer, afin d’organiser et d’enregistrer les paiements.

Bien qu’une facture de loyer ne soit pas toujours nécessaire, il y a quelques situations où l’utilisation de ce type de relevé peut garantir des paiements précis et en temps voulu. À ce titre, nous vous proposons dans cet article d’étudier de plus près les mentions obligatoires, afin de pouvoir effectuer la rédaction d’une quittance de loyer en adéquation avec les normes en vigueur.

Les mentions obligatoires d’une quittance de loyer

Pour un propriétaire de logement, remplir une facture de loyer est une procédure facultative. Par contre, dans le cas où l’occupant en fait clairement la requête, alors le bailleur est tenu de la rédiger. Cette quittance doit alors se conformer à un formalisme précis.

Ainsi, comme prévu par la loi du 6 juillet 1989, la quittance de loyer doit de façon obligatoire comporter les mentions suivantes :

  • La valeur du loyer et des charges
  • Les coordonnées (noms, prénoms, adresse) des résidents et du bailleur ;
  • La durée concernée par la quittance
  • La date et signature du propriétaire

Le montant du loyer mensuel et les charges

C’est l’une des mentions les plus essentielles de la quittance, car sa fonction consiste à certifier le versement du loyer et des charges dus au titre du contrat locatif. Cependant, la mention de la valeur du loyer doit être différente de celle qui concerne le montant des charges. Un total de ces deux montants devra aussi être mentionné sur la facture de loyer.

Les nom, prénom et adresse du locataire

Sur chaque facture de loyer, le bailleur doit veiller à ce que les coordonnées complètes du résident soient indiquées. Ses noms, prénoms et l’adresse du logement loué doivent ainsi être mentionnés dans le document. Il est en aussi de même pour le bailleur.

L’occupant dont le nom doit apparaître sur la quittance est le résident qui figure sur le contrat de location. Il n’est par exemple pas autorisé de préciser le nom d’un colocataire qui ne figure pas dans le contrat de location. Dès lors, vous comprendrez que la facture de loyer ne doit être établie qu’au nom de l’individu redevable des loyers.

La période, date d’émission de la facture et signature du bailleur

La durée pour laquelle la facture est rédigée fait également partie des mentions obligatoires devant apparaître sur la quittance. Enfin, le bailleur devra préciser la date d’émission, puis émarger le document. Il est également en mesure de solliciter un mandataire pour se charger de la gestion de la location, et dans ce cas, c’est le mandataire qui devra signer en bas de la quittance.

Si le locataire des lieux est le titulaire du contrat de location

Dans ce cas, les deux mentions à savoir loyer et charges doivent figurer de manière distincte et les sommes doivent obligatoirement être détaillées. Par exemple, la Cour de cassation a considéré qu’une « quittance » qui atteste seulement que le résident a payé les charges et les loyers pour une durée donnée sans détailler de manière distincte les montants, ne constituait pas une facture au sens de l’article 21 de la loi du 6 juillet.

Si le résident n’a pas payé tout le loyer ou les charges, il faudra alors faire figurer le montant restant sur la quittance. Ici, il n’est pas question à proprement parler d’une quittance, mais plutôt d’un reçu. Par exemple, dans le cas où le contrat de bail aurait prévu un loyer de 1000 euros alors que le montant des charges est estimé à 100 euros, la quittance de loyer devra indiquer ces deux sommes de manière séparée ainsi qu’un total.

Si l’occupant ne s’est acquitté que de 800 euros sur le total des 1100 euros, le bailleur indique et spécifie sur le reçu la somme restante, c’est-à-dire les 300 euros à régler.

Lorsque le locataire des lieux n’est pas titulaire d’un contrat de location

Même à l’absence de contrat de location entre les deux parties, comme c’est le cas pour un bail verbal par exemple, le bailleur est obligé de délivrer une facture de loyer sous la demande du locataire. Cependant, il ne sera plus question de renseigner la somme du loyer, mais la plutôt le montant de l’indemnité d’occupation.

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