Comment devenir plus productif et gérer son temps de manière efficace ?

Vous sentez vous surmené ? Vous quittez de plus en plus en retard votre lieu de travail ? Il est peut-être temps de vous pencher sur votre gestion du temps, en mettant en place quelques principes simples mais efficaces. Toutefois, il n’existe pas de recette miracle pour la gestion du temps. A l’instar des sportifs de haut niveau, vous devez apprendre à gérer vos efforts intelligemment. Organisation et rigueur sont de mise, avec une note de bon sens !

L’intérêt de bien gérer votre temps de au travail

Avec notre rythme quotidien, chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais comptée, comptabilisée, voire facturée. Il est alors dans l’intérêt de chacun de passer maître dans l’art de la gestion du temps pour éviter d’en perdre son contrôle. Plusieurs avantages découlent de cette bonne maîtrise du temps. Parmi eux, comptez :

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  • Un gain en efficacité et en productivité, à travers des temps de pause, une meilleure structuration du travail, une vision plus éclairée des échéances et des tâches…
  • Un gain de temps libre alloué à une écoute de vos collaborateurs, pour votre formation ou simplement pour prendre l’air.
  • Réduction de votre dose de stress (diminution de certaines charges mentales…)

Mieux gérer votre temps en 7 points clé

Dans toutes tentatives de gestion de temps, le secret est dans la constance. A l’instar d’un régime alimentaire, un petit écart entraîne indéniablement un autre, ce qui risque de vous faire revenir au point de départ. Voici quelques principes de base pour éviter toute rechute.

Soyez organisé

Conseil qui est pourtant logique, une bonne organisation commence par soi-même. En effet, courir après plusieurs lièvres en même temps ne fera pas de vous une personne plus productive ou plus efficace. Ce n’est pas parce que vous avez un emploi du temps ultra chargé que vous êtes une personne productive. Au contraire, vous risquez de perdre beaucoup de temps, du temps qui devrait être valorisé. Le meilleur exemple est celui où vous cherchez un dossier important au milieu d’autres documents en vrac sur votre bureau alors qu’on vous attend pour une réunion. Votre mauvaise organisation risque d’impacter fortement sur la productivité de toute votre équipe.

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Pensez alors à planifier vos tâches correctement, rangez votre bureau en suivant une bonne logique sont alors les premières étapes vers une meilleure gestion du temps.

Fixez-vous des objectifs personnels

Seconde règle pour la gestion du temps : savoir où vous allez ! Les objectifs que vous vous fixez vous permettent d’avancer en maintenant le cap. Ces derniers vous permettent de savoir précisément et aisément ce que vous avez déjà fait et ce qui vous reste à accomplir. Dans l’idéal, établissez des objectifs SMART : Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.

N’hésitez pas à vous fixer des objectifs journaliers, hebdomadaires et mensuels pour avoir une vision plus globale.

4 façons efficaces d’améliorer la gestion de votre temps

Triez vos objectifs par ordre de priorité

La priorisation vous permet de gérer votre temps avec davantage d’efficacité et d’effectivité. Vous assurez également un bon développement votre intelligence émotionnelle en apprenant à utiliser votre stress à bon escient plutôt que de vous laisser submerger par lui.

Pour clarifier vos priorités et ainsi gagner en efficacité, plusieurs méthodes sont à votre disposition. Quel que soit l’outil que vous opté, les grandes lignes restent similaires :

  • Identification des tâches à accomplir ;
  • Analyse du degré d’urgence et d’importance ;
  • Action en adéquation avec vos tâches ;
  • Réalisation d’un point régulier.

Ne procrastinez plus

Remettre à plus tard une tâche que vous pouvez réaliser sur le moment est un réel frein pour votre bon développement. Procrastiner peut avoir des conséquences non négligeables sur votre productivité, notamment dans le respect des délais. En outre, cette non-action peut très vite devenir une source de tensions, de frustration, de démotivation. Finalement, elle ne fera qu’alourdir votre charge mentale. Toutefois, force est de constater que procrastiner est inévitable. Par ailleurs, elle peut devenir une mauvaise habitude qu’il est préférable de supprimer.

Dites « non »

Pouvoir et savoir exprimer un refus est une compétence essentielle. Vous devez comprendre qu’être surchargé n’est pas synonyme de réussite. Dire « non » c’est non seulement une occasion de vous affirmer mais aussi de vous respecter. Cela évite également de vous laisser submerger par des tâches qui ne vous correspondent pas ou qui pourraient être déléguées.

Augmentez votre capacité de concentration

Apprenez à vous concentrer ! Focalisez-vous sur le fait de faire basculer votre cerveau en mode « travail ». Donnez vous pleinement dans ce que vous faites, pour obtenir plus d’efficacité. En sachant vous concentrer vous réussirez à évacuer momentanément de vos soucis et d’autres tracas. Faites alors abstraction des bruits et des distractions environnantes. En somme, ancrez-vous totalement au moment présent et gagner ainsi en productivité.

Accordez-vous des pauses

Il est indéniable qu’un individu n’est pas capable de se concentrer pleinement pendant une journée entière. Pour une meilleure efficacité de votre production, prenez le temps de faire une pause, de prendre l’air et de relâcher un peu la pression pendant vos heures de travail. Parmi les bienfaits des petites pauses, comptez la diminution du stress et l’oxygénation de votre cerveau.

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