Comment remplir un carnet de quittances de loyer ?

La quittance de loyer est une attestation éditée par le propriétaire d’un bien immobilier au locataire pour justifier du paiement de ses loyers. Depuis le 6 juillet 1989, la quittance est une obligation. Suite à la demande du locataire, le propriétaire est dans l’obligation de lui délivrer ce document.

De ce fait, les propriétaires d’un bien peuvent se procurer un carnet de quittance de loyer ou mentionner sur un papier vierge les informations obligatoires. Le remplissage d’un carnet de quittance de loyer répond à certains formalismes. Voici les explications détaillées pour bien remplir un carnet de quittance de loyer.

Renseigner le nom du locataire sur la quittance de loyer

La quittance de loyer doit mentionner le nom du locataire. En tant que propriétaire d’un bien immobilier, vous devez indiquer sur la quittance la civilité, le nom et le prénom du locataire tels qu’ils sont renseignés sur le contrat de location en cours. Dans le cadre d’une colocation, la quittance de loyer doit mentionner l’ensemble des colocataires qui figurent sur le contrat de bail.

Désigner correctement le bien loué

Vous devez désigner correctement par la suite le bien loué par son adresse exacte. L’adresse du logement (celle figurant sur le contrat de bail) doit être bien précise surtout si vous louez d’autres biens dans un même immeuble. Pour éviter toute confusion, recopiez l’adresse exacte inscrite sur le contrat de bail. C’est l’une des mentions obligatoires qui doivent figurer sur la quittance de loyer.

Indiquer le montant correspondant au loyer acquitté

Vous devez indiquer le montant correspondant au loyer acquitté. C’est une mention obligatoire qui doit figurer sur la quittance de loyer. Elle doit impérativement préciser le montant exact du loyer acquitté par le locataire pour être considérée comme telle. La quittance doit mentionner le montant réellement perçu par le propriétaire.

Le montant devra être indiqué en chiffres et en lettres. Dans le cas où les deux montants inscrits sont différents, c’est celui en chiffres qui est considéré. Il est donc important de bien écrire la somme payée par le locataire sur la quittance de loyer. Toutefois, en cas d’erreur, la mention en chiffres primera sur celle en lettres, car on suppose qu’il est plus facile de faire une erreur à l’écrit.

Mentionner le détail du montant

Le détail du montant devra également être mentionné. Il faudra détailler la part correspondant au loyer et celle correspondant aux charges. Les deux informations doivent être mentionnées de façon distincte. Par exemple, si le loyer correspond à 700 euros et les charges correspondent à 55 euros (eau, électricité, chauffage, etc.), la quittance devra indiquer exactement les montants distinctement suivis de leur total (755 dans ce cas précis).

Inscrire la date du paiement du loyer

La date à laquelle le locataire a payé le loyer devra être inscrite sur la quittance de loyer. Il faudra être précis à ce niveau. Si le locataire vous remet un chèque le 1er février et que vous remplissez la quittance de loyer le 2 février par exemple, c’est la date du 1er février où le locataire a remis le chèque qu’il faudra inscrire sur la quittance. Autrement, vous risquez une situation délicate. La précision de la date est essentielle en matière de quittance.

Préciser la période de location concernée

Il est aussi important d’indiquer la période de location concernée, c’est-à-dire la période pour laquelle le paiement a été effectué. Si le locataire paye un loyer de 700 euros le 1er février 2020, il s’agit probablement du loyer du mois de février, mais il peut également s’agir du loyer de janvier 2020. Il est donc important de bien préciser la période pour laquelle le locataire a payé son loyer.

Renseigner la date et le lieu du remplissage de la quittance

La précision des dates est cruciale en matière de quittance. Après avoir rempli la quittance de loyer, renseignez la date et le lieu du remplissage puis signez. La quittance étant un document légal, elle doit être signée et datée par le bailleur.

Seul le bailleur peut remplir la quittance de loyer. Elle peut toutefois, être remplie par le mandataire du bailleur, c’est-à-dire une personne ayant reçu un mandat de gestion de la location de la part du bailleur en tant que propriétaire.

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