Dans le cadre d’une location immobilière, le locataire peut exiger au propriétaire l’établissement d’une quittance de loyer afin de faire preuve du paiement réalisé. Le propriétaire ne doit pas refuser une telle demande. Pour procéder, il existe aujourd’hui des modèles de quittance Exacompta facile à remplir. Alors, comment remplir un tel document ? Quelles sont les informations obligatoires qui doivent y figurer ? Les réponses dans cet article.
Bien mentionner le bien loué dans la quittance Exacompta
Pour remplir convenablement la quittance de loyer Exacompta, pensez bien à y mentionner l’adresse précise du logement. Celle-ci doit être parfaitement identique à celle précisée dans le contrat de location. L’objectif en est d’éviter la confusion, un cas très courant si l’immeuble est constitué de nombreux bâtiments. Le fait de préciser l’adresse exacte permet de distinguer qu’il s’agit vraiment du locataire en question qui a payé le loyer, mais pas un autre. Si le bien mis en location n’est constitué qu’un seul bien, le risque de confusion est moindre. Malgré cela, il est primordial de prendre un certain nombre de précautions afin de prévenir les situations difficiles.
Préciser la date du paiement du loyer
Outre l’adresse, la date du paiement du loyer fait partie des informations essentielles à mentionner dans la quittance de loyer. Cette date doit également être précise. Le souci est qu’il n’est pas souvent facile de déterminer le moment exact du paiement, à moins qu’il soit réalisé au comptant à un moment donné. Prenons le cas d’un locataire qui paie son loyer par chèque le 2 février. Alors, quelle est la date du paiement que vous allez mettre dans la quittance à remplir le 3 février si le virement est reçu le 1er février ? Dans ce cas de figure, vous devez y mettre le 2 février ou le 1er février, et non le 3 février. L’idéal serait de choisir la date de remise de chèque, à savoir le 2 février.
Mettre le montant du loyer payé par le locataire
La quittance de loyer Exacompta doit également contenir le montant payé par le locataire. Celui-ci correspond non seulement au loyer, mais également aux charges. Le montant doit être mentionné en chiffres et en lettres. En cas de différence entre les deux mentions, il s’agit du montant en lettres qui prévaut.
Le montant à mettre dans la quittance doit être celui que le locataire a effectivement payé. Si ce montant est inférieur au loyer convenu dans le contrat, ne mentionnez que celui qu’il a acquitté. Si vous indiquez tout le montant du loyer, cela signifie que vous avez reçu la totalité du paiement et que le locataire est libéré. S’il y existe un reste à payer, n’oubliez pas de le mettre dans la quittance avec le montant déjà reçu.
Mentionner la période de location concernée
Il ne suffit pas de mettre le montant dû par le locataire. Vous devez également préciser la période à laquelle correspond le paiement. Si le loyer est, par exemple, versé le 3 février, il est fort probable qu’il s’agit du paiement du mois précédent. Le fait de préciser la période de location permet d’éviter toute ambiguïté sur la période déjà payée et éventuellement sur celle qui n’est pas encore due.
Inscrire la date et le lieu de l’établissement de la quittance de loyer
N’oubliez pas de mettre dans la quittance de loyer Exacompta la date et le lieu où vous la remplissez. Pour la date, l’idéal serait d’adopter le format complet jour/mois/année pour éviter toute confusion. Outre cela, pour rendre le document valable, il faut qu’il soit signé par le bailleur, ou par son mandat dûment désigné.
Quels conseils si le propriétaire refuse de dresser une quittance de loyer ?
Selon la loi du 6 juillet 1984 qui régit les quittances de loyer, le propriétaire est tenu d’établir ce document et de le mettre à la disposition du locataire qui en fait la demande. L’établissement de ce document est alors gratuit, tout comme sa transmission.
Comment procéder si le propriétaire refuse de remplir une quittance de loyer Exacompta ? Alors, en cas de refus de délivrer un tel document, le locataire est en droit d’envoyer une Mise en demeure. Si le propriétaire refuse toujours sous huit jours, le locataire peut le contraindre à en délivrer auprès du juge des référés ou du juge civil.
Gestion locative simplifiée : une alternative qui s’adapte à votre rythme
Le carnet Exacompta a longtemps été la référence incontournable pour tout bailleur sérieux, et il l’est toujours pour ceux qui préfèrent le tangible. Reste qu’une alternative s’est installée durablement dans les habitudes de nombreux propriétaires : la quittance en ligne, générée en quelques clics et transmise instantanément au locataire.
Les informations obligatoires demeurent identiques dans les deux cas (adresse précise du bien immobilier, montant en chiffres et en lettres, période couverte, date d’établissement et signature du bailleur). La gestion locative simplifiée par le numérique joue plutôt sur la disponibilité et la traçabilité, car chaque quittance est archivée, peut être retrouvée en deux secondes et envoyée par e-mail sans intermédiaire. Notez par ailleurs que certains outils de gestion locative simplifée intègrent aussi la distinction entre loyer nu et charges locatives. Voilà une précision utile en cas de régularisation annuelle, et que le carnet papier standard ne ventile pas toujours clairement.
Il est par exemple possible d’utiliser Gomaloc pour créer votre quittance de loyer gratuitement et de couvrir l’ensemble du processus depuis un seul outil, que vous gériez un appartement ou plusieurs biens immobiliers. Rassurez-vous, les deux approches coexistent très bien. Certains bailleurs gardent d’ailleurs le carnet papier pour une location et basculent sur le numérique pour les autres. En cas de litige, un historique complet et daté vaut parfois mieux qu’une pile de talons à retrouver dans un tiroir.
