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Votre réussite, que ce soit dans le travail ou dans les études, repose en partie sur une bonne organisation et une meilleure gestion du temps. Notre environnement actuel comprend de nombreuses distractions qu’on a du mal à s’organiser et à être efficace. Ce n’est pourtant pas impossible, car il suffit d’un peu d’autodiscipline. Découvrez nos quelques conseils pour être mieux organisé et pour être plus efficace au travail.
Définir ses priorités
Pour gagner en efficacité, mais aussi en sérénité, il faudra planifier de manière minutieuse son temps de travail. Ceci dit, cette liste des activités à faire que vous avez dans votre tête n’est pas suffisante. Posez-vous et prenez une feuille de papier. Listez ce que vous devez faire. Par la suite, réfléchissez bien à ce que vous allez être en tête de liste, car sur le papier, toutes les tâches peuvent vous paraître urgentes. Pour cette priorisation, vous pouvez mettre en avant les tâches qui ont le meilleur rendement, les tâches qui ont la meilleure « valeur ajoutée » ou tout simplement les tâches qui vous motivent.
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Retenez bien : votre réussite dépend de votre concentration et votre échec est la dispersion. On vous déconseille également de courir après deux lapins. En d’autres termes, réalisez une tâche à la fois, et ce, même si le temps vous manque. Le risque de faire deux choses en même temps et que vous n’allez pas pouvoir vous concentrer correctement et les tâches ne seront pas bien réalisées.
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Éviter la procrastination
En fin de journée, on comprend votre fatigue. C’est pour cette raison d’ailleurs que vous vous dites que vous ferez les petites tâches restantes de votre liste le lendemain. Reporter les choses qu’on peut faire aujourd’hui à demain ou à un autre jour est ce qu’on appelle la procrastination. C’est sans doute votre meilleur ennemi pour une bonne organisation et une efficacité optimale au travail.
Essayez toujours de terminer ce que vous avez prévu de faire dans la journée. Cinq minutes de travail de plus ne vous seront pas non plus fatales. Consacrez ces cinq minutes de plus à préparer votre journée du lendemain. Ainsi, le lendemain, vous pourrez directement attaquer le travail et ne pas perdre de temps à planifier la journée.
Apprendre à dire « non » et à déléguer les tâches
Beaucoup de personnes ne savent pas dire « non » lorsqu’on leur propose des tâches en plus. En effet, il n’est pas toujours si simple et si facile d’expliquer qu’on n’a pas le temps ou que la tâche proposée ne vous semble pas prioritaire. Efforcez-vous tout de même de le faire. Parfois, c’est simple : vous pouvez par exemple partager avec votre équipe le planning de votre journée. Ainsi, les membres de votre équipe pourront éviter de vous déranger pour un petit service.
Pour certaines personnes, notamment pour certains dirigeants, la citation « on n’est pas mieux servi que par soi-même » est une philosophie de vie. C’est pour cette raison qu’ils préfèrent eux-mêmes mettre la main à la pâte. Ce n’est pas toujours une bonne idée, car c’est ce qui explique ce débordement.
Il y a du travail moins essentiel qui certes, est facile à faire, mais que vous pourrez confier à quelqu’un d’autre. Vous pouvez même confier certaines tâches importantes à un membre de votre équipe si elle en a la compétence et la capacité. Tout est question de confiance. Vous verrez que vos journées seront plus légères et vous gagnerez également en efficacité.
Des petites actions qui vous aideront à mieux gérer votre temps
Les astuces que nous vous avons données ci-dessus vous aideront, mais il y a également de petites actions qui pourront vous aider à gagner en efficacité. Pour pouvoir bien se concentrer, il serait judicieux de désactiver les notifications de votre appareil mobile. Ceci vous évitera de perdre du temps à voir votre téléphone toutes les minutes. Assurez-vous tout de même de ne pas désactiver les notifications des outils dont vous avez besoin pour votre travail.
Dans la planification du temps de travail, assemblez les tâches similaires. En effet, en passant d’une tâche à une autre, votre cerveau doit trouver et assimiler certaines informations. Ceci vous prendra une ou deux minutes, mais s’il y a une vingtaine de tâches, ça fera près d’un quart d’heure. Pour ne pas perdre du temps et garder le même rythme de productivité, regroupez les tâches similaires.
